Privacystatement van Mars Pensioenfonds

Stichting Mars Pensioenfonds (hierna: ‘Mars Pensioenfonds, ‘het fonds’ of ‘wij’) heeft jouw persoonsgegevens nodig voor haar dienstverlening. Welke persoonsgegevens wij verwerken hangt af in welke hoedanigheid je onze diensten gebruikt. Als je bijvoorbeeld contact opneemt met het fonds dan verwerken wij in ieder geval je contactgegevens om met je te kunnen communiceren. Bezoek je onze website dan verwerken wij je IP-adres. Ben je een deelnemer van Mars Pensioenfonds dan verwerken wij je persoonsgegevens om je pensioenregeling uit te voeren. Mars Pensioenfonds vindt het belangrijk dat zorgvuldig met jouw gegevens wordt omgegaan en dat wij deze vertrouwelijk behandelen. Daarom heeft het fonds afspraken gemaakt over hoe het fonds je gegevens verwerkt.

Het verwerken van persoonsgegevens betreft alle handelingen die wij kunnen uitvoeren met je persoonsgegevens, van verzamelen tot en met vernietigen. De afspraken hierover staan in dit Privacystatement. Wij houden ons daarbij aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

In het Privacystatement van het fonds lees je ook welke rechten je hebt en hoe je daarvan gebruik kunt maken. Daarnaast lees je meer over de bescherming en beveiliging van je persoonsgegevens.

  • Mars Pensioenfonds is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens.

  • Mars Pensioenfonds verwerkt gegevens van de volgende personen:

    • (Gewezen) deelnemers, pensioengerechtigden, en andere aanspraakgerechtigden van Mars Pensioenfonds.
    • Bestuursleden en leden van overige organen van Mars Pensioenfonds.
    • Iedereen die onze website bezoekt.
    • Iedereen met wie wij contact hebben.
  • Als je een deelnemer bent van Mars Pensioenfonds dan kunnen wij de volgende categorieën persoonsgegevens verwerken: 

    • Personalia en contactgegevens (zoals naam, woon- en/of correspondentieadres, woonplaats, geboortedatum en/of leeftijd, burgerlijke staat, geslacht, telefoonnummer, e-mailadres)
    • Financiële en pensioengegevens (zoals bankrekeningnummer, aanspraken/pensioenrechten en polisnummer)
    • Dienstverbandgegevens (zoals soort (voormalig) dienstverband, salarisgegevens, onregelmatigheidstoeslag en deeltijdfactoren, personeelsnummer)
    • Burgerservicenummer (BSN)
    • Identiteitsbewijzen (bijvoorbeeld een kopie van je paspoort om je identiteit vast te stellen)
    • Bijzondere persoonsgegevens (bijvoorbeeld persoonsgegevens die verband houden met jouw arbeidsongeschiktheids- en/of uitkeringspercentage)
    • Gegevens van strafrechtelijke aard (bijvoorbeeld als je gegevens voorkomen op internationale en nationale risico- en sanctielijsten).
    • Relatiegegevens (gegevens van je partner, ex-partner en eventuele kinderen die recht hebben op wezenpensioen)
    • Overige communicatiegegevens (bijvoorbeeld persoonsgegevens die je verstrekt in correspondentie en telefonisch contact met het fonds, jouw voorkeur of je pensioeninformatie per post of digitaal ontvangt, aan- of afmelding voor de nieuwsbrief, open- en clickgedrag van e-mail-nieuwsbrieven en je IP-adres.

     

    Wij kunnen het open- en clickgedrag van e-mail-nieuwsbrieven en je IP-adres gebruiken voor het verbeteren van onze dienstverlening en om incidenten op onze website te kunnen opsporen en oplossen. Tevens kunnen wij deze gegevens gebruiken voor statistische analyses van bezoek op de website. Wij proberen deze gegevens zo veel mogelijk te pseudonimiseren dan wel te anonimiseren. Wij verstrekken deze gegevens niet aan derden waarmee wij geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten).

  • Mars Pensioenfonds krijgt de gegevens van jou zelf, maar ook uit de Basisregistratie Personen (BRP), van jouw werkgever, van overheidsinstanties (zoals de Belastingdienst en het UWV), van pensioenfondsen en/of pensioenuitvoeringsorganisaties waar je eerder pensioen hebt opgebouwd en van andere natuurlijke personen en organisaties die je hebt gemachtigd om gegevens aan ons te verstrekken.

  • Als je een deelnemer bent van Mars Pensioenfonds dan verwerken wij jouw persoonsgegevens in het kader van het uitvoeren van de pensioenregeling, dan wel de uitvoeringsovereenkomst (tussen het fonds en je werkgever). Wij verwerken persoonsgegevens voor onder meer de volgende doelen:

    • Voor het uitvoeren van de pensioenadministratie (bijvoorbeeld voor het berekenen van pensioenrechten of aanspraken en je daarover tijdig en correct te informeren of om je pensioen uit te betalen).
    • Voor het nakomen van contractuele en wettelijke verplichtingen (bijvoorbeeld voor het versturen van wettelijk verplichte pensioencommunicatie (zoals je (jaarlijkse) Uniform Pensioenoverzicht), het verstrekken van persoonsgegevens aan het Pensioenregister, alsmede om te voldoen aan de sanctieregelgeving).
    • Voor de afhandeling van je vragen over de uitvoering van de pensioenregeling en over de geleverde diensten van Mars Pensioenfonds.
    • Voor het optimaliseren van de website en onze dienstverlening (door bijvoorbeeld het uitvragen van feedback bij jou over onze dienstverlening nadat je per telefoon of e-mail contact met Mars Pensioenfonds hebt gehad).
    • Voor het uitvoeren van onderzoeken en statistische analyses.
    • Voor archiefbeheer, het behandelen van klachten en geschillen.
    • Voor het verstrekken van (gepersonaliseerde) informatie zoals (digitale nieuws)brieven en andere pensioencommunicatie.

     

    Verwerken wij jouw persoonsgegevens rechtmatig?

    Het verwerken van persoonsgegevens voor deze doelen moet gebaseerd zijn op een rechtsgrond die in de AVG staat. De rechtsgrond voor verwerkingen in het kader van deze doelen is onder meer om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen die op het Mars Pensioenfonds rusten (bijvoorbeeld op grond van de pensioenwetgeving).

    Jouw persoonsgegevens kunnen ook worden verwerkt op basis van een van onderstaande rechtsgronden:

    • Voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij jij of een andere betrokkene partij is (bijvoorbeeld om te voldoen aan de verplichtingen uit de pensioenovereenkomst).
    • Om de gerechtvaardigde belangen van Mars Pensioenfonds te behartigen en zolang de belangen van jou of een andere betrokkene niet zwaarder wegen (bijvoorbeeld voor het verwerken van relatiegegevens, het optimaliseren van de website en onze dienstverlening).
    • Je hebt toestemming gegeven voor de verwerking van jouw gegevens voor een of meer specifieke doelen (bijvoorbeeld voor het versturen van een nieuwsbrief). Je mag je toestemming altijd intrekken. De manier waarop je dit kunt doen wordt aangegeven bij het geven van een specifieke toestemming. Wij verwerken je persoonsgegevens dan niet meer. Tenzij er (ook) een andere grondslag is om je gegevens te verwerken.
  • Mars Pensioenfonds deelt jouw persoonsgegevens in het kader van zijn dienstverlening met verschillende partijen. Jouw gegevens worden alleen met andere partijen gedeeld als dat op een rechtsgrond kan worden gebaseerd.

    De uitvoering van de pensioenadministratie heeft Mars Pensioenfonds uitbesteed aan Blue Sky Group. Blue Sky Group beschikt daarom over jouw (persoons)gegevens. Voorbeelden van andere partijen met wie wij jouw (persoons)gegevens kunnen delen zijn; je werkgever, incasso- en debiteurenpartijen, uitkeringsverwerkers (zij maken o.a. de bruto-netto berekeningen), mailingverwerkers en drukkerijen, ICT-leveranciers (voor het beheer, onderhoud en hosting van administratiesystemen), onderzoekspartijen, accountants- en actuariskantoren en pensioenuitvoeringsorganisaties.

    Met partijen die jouw gegevens in onze opdracht verwerken, sluit Mars Pensioenfonds een verwerkersovereenkomst. Daarin leggen wij vast dat deze partijen de gegevens alleen mogen gebruiken om specifieke werkzaamheden uit te voeren en nergens anders voor en met gebruikmaking van passende beveiligingsmaatregelen. Op die manier zorgt het fonds voor een passend niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van je gegevens. Mars Pensioenfonds blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen. 

    Daarnaast bestaat de mogelijkheid dat Mars Pensioenfonds door overheidsinstanties en toezichthouders of andere partijen wordt verplicht om jouw gegevens te verstrekken. Het fonds zal slechts de gegevens delen, indien dat strikt noodzakelijk is om aan een bevelschrift of wettelijke verplichting te voldoen. Het fonds verkoopt jouw gegevens ook nooit aan andere partijen.

    Mars Pensioenfonds verwerkt jouw gegevens zoveel mogelijk in landen binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Indien doorgifte van je persoonsgegevens buiten de EER toch noodzakelijk is voor de doeleinden die in dit Privacystatement staan, dan doen wij dat met passende waarborgen overeenkomstig de AVG. In dit geval blijven je persoonsgegevens beschermd door middel van contracten die wij hebben afgesloten met organisaties buiten de EER die bijvoorbeeld de door de Europese Commissie goedgekeurde standaardclausules voor gegevensbescherming bevatten. Heb je een specifieke vraag over doorgifte buiten de EER? Dan kun je contact opnemen met onze Privacy Officer door te mailen naar pensioenservice@marspensioen.nl.

  • Mars Pensioenfonds heeft passende beveiligingsmaatregelen getroffen om je persoonsgegevens te beschermen. Voorbeelden van deze maatregelen zijn: maatregelen tegen misbruik, vernietiging, verlies en een andere onrechtmatige verwerking. Daarnaast hebben wij maatregelen getroffen om te borgen en te zorgen dat wij zorgvuldig met jouw gegevens omgaan en dat het bewustzijn daarvan binnen onze organisatie op peil wordt gehouden. Wij hebben ook maatregelen getroffen om toegang tot je persoonsgegevens te beperken tot diegenen die er kennis van moeten hebben. De personen die wij toegang geven tot deze gegevens zijn verplicht tot geheimhouding daarvan. De door het fonds getroffen beveiligingsmaatregelen zijn in lijn met de daarvoor geldende wettelijke eisen en richtlijnen. Deze maatregelen worden periodiek geëvalueerd en indien nodig bijgesteld.

    Ondanks onze voorzorgsmaatregelen om persoonsgegevens zo goed mogelijk te beschermen, blijft het mogelijk dat er beveiligingsincidenten plaatsvinden waarbij persoonsgegevens betrokken zijn. Dit soort incidenten worden datalekken genoemd. Mars Pensioenfonds heeft een procedure om een datalek zo snel mogelijk op te lossen en treft, waar nodig, maatregelen om herhaling zo veel mogelijk te voorkomen. Als het nodig is, melden wij een datalek bij de Autoriteit Persoonsgegevens en aan de betrokkene(n) zelf.

    Op je persoonlijke beveiligde omgeving MijnMarsPensioen vind je de belangrijkste persoonsgegevens die Mars Pensioenfonds van jou verwerkt. Inloggen op MijnMarsensioen kan alleen via een veilige inlogmethode (bijvoorbeeld met je DigiD). Je gegevens op MijnMarsPensioen zijn beveiligd volgens de eisen van de AVG.

  • Je persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld of waarvoor ze worden verwerkt. De gegevens voor het bepalen van je pensioenaanspraken worden bewaard tot na je overlijden dan wel tot na het overlijden van je nabestaanden of andere aanspraakgerechtigden die recht hebben op (pensioen)uitkeringen van Mars Pensioenfonds.

    Sommige gegevens bewaren wij een bepaalde periode omdat de wet ons dat verplicht, bijvoorbeeld op basis van pensioenwetgeving en fiscale wetgeving. Het uitgangspunt is dan de wettelijke bewaartermijn.

  • In het kader van onze dienstverlening kan Mars Pensioenfonds telefoongesprekken opnemen. Wij vertellen het je vooraf (aan het begin van het telefoongesprek) als wij het gesprek opnemen. Blue Sky Group, die voor ons de pensioenadministratie uitvoert, kan de opnames gebruiken voor opleidingsdoeleinden van haar medewerkers. De opnamen van telefoongesprekken worden beveiligd bewaard zodat deze niet toegankelijk zijn voor onbevoegden. De opgenomen telefoongesprekken worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor bovenstaande doeleinden.

  • Mars Pensioenfonds maakt gebruik van cookies. Een cookie is een tekstbestandje dat op je computer, tablet of mobiele telefoon geplaatst wordt wanneer je onze website raadpleegt. Cookies vergemakkelijken en versnellen het gebruik van de website van het fonds. Lees meer over cookies in onze cookiestatement.

  • Uit de Pensioenwet volgt de verplichting om de communicatie over persoonlijke informatie zoveel mogelijk aan te laten sluiten bij de informatiebehoefte en kenmerken van de (gewezen) deelnemer, gewezen partner en pensioengerechtigde. Mars Pensioenfonds kan in dat kader gebruik maken van profilering om onze communicatie en dienstverlening beter op jouw persoonlijke situatie af te stemmen. Daarbij wordt op basis van jouw gegevens bepaald in welke doelgroep wij je indelen. Deze doelgroepen bepalen vervolgens op welke wijze wij met je communiceren en waarvoor.

    Mars Pensioenfonds maakt naast profilering geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming.

    Je rechten
    Als wij persoonsgegevens van je verwerken, dan heb je een aantal rechten. Deze rechten lichten wij hierna verder toe.

    Recht op inzage
    Je hebt het recht om de persoonsgegevens die wij van je verwerken, in te zien. Wil je weten of de gegevens die wij van je verwerken juist zijn? Dan kun je dit controleren op MijnMarsPensioen. Heb je nog (aanvullende) vragen over de persoonsgegevens die wij van je verwerken, neem dan contact met ons op.

    Recht op rectificatie en aanvulling
    Wij houden je gegevens graag actueel. Indien je vaststelt dat jouw persoonsgegevens niet meer correct zijn, dan kun je ons de correcte gegevens doorgeven. Dit geldt ook als je vaststelt dat de gegevens die wij van je verwerken niet compleet zijn.

    Recht op wissen van gegevens (recht op vergetelheid)
    Je hebt het recht je persoonsgegevens te laten wissen bij Mars Pensioenfonds. Het fonds wist je persoonsgegevens indien:

    • de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of verwerkt;
    • je de toestemming voor het verwerken hebt ingetrokken of op terechte gronden bezwaar maakt tegen de verwerking (en er geen andere rechtsgrond voor de verwerking is);
    • de persoonsgegevens onrechtmatig zijn verwerkt; of
    • de persoonsgegevens moeten worden gewist op basis van Europese of nationale wetgeving.
       

    Recht op beperking
    Je hebt het recht de verwerking van je persoonsgegevens door Mars Pensioenfonds te beperken. Beperking houdt in dat wij de gegevens (tijdelijk) niet mogen verwerken. Het beperken van de verwerking van je persoonsgegevens kan indien:

    • je de juistheid van de gegevens betwist. In dat geval mogen wij deze gegevens niet gebruiken zolang wij nog niet hebben gecontroleerd of de gegevens wel kloppen;
    • de verwerking van je persoonsgegevens onrechtmatig is en je zich verzet tegen wissen;
    • het fonds je persoonsgegevens niet meer nodig heeft maar jij wel, bijvoorbeeld voor het voeren van een rechtszaak tegen Mars Pensioenfonds of derden; of
    • je bezwaar hebt gemaakt tegen de verwerking waarop het fonds niet meteen beslist.

    Is de verwerking van persoonsgegevens eenmaal beperkt? Dan mogen die persoonsgegevens alleen nog verwerkt worden indien:

    • er alleen sprake is van opslag van gegevens;
    • je toestemming hebt gegeven; of
    • de verwerking gebeurt in verband met een rechtsvordering, de bescherming van rechten van andere personen of om belangrijke redenen van algemeen belang.
       

    Recht op dataportabiliteit (overdraagbaarheid van gegevens)
    Je hebt het recht om je persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machine leesbare vorm te ontvangen en deze ongehinderd aan een andere verwerkingsverantwoordelijke (bijvoorbeeld een ander pensioenfonds) over te dragen.

    Dit recht is alleen van toepassing indien de verwerking van persoonsgegevens via geautomatiseerde systemen wordt verricht en de persoonsgegevens alleen op basis van jouw toestemming worden verwerkt. Het recht van dataportabiliteit zal niet snel van toepassing zijn indien je deelneemt in Mars Pensioenfonds en verplicht bent om pensioen af te nemen bij het fonds. Indien je een verzoek doet tot overdracht van pensioenaanspraken naar een andere pensioenuitvoerder, dan verwijzen wij je naar de pensioenregeling van Mars Pensioenfonds.

    Recht van bezwaar
    Je kunt bezwaar maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens als er sprake is van verwerking op basis van gerechtvaardigd belang. Als je van mening bent dat in jouw situatie een andere belangenafweging nodig is dan kun je dit digitaal of schriftelijk (per post) aangeven bij Mars Pensioenfonds.

    Na ontvangst van je bezwaar beoordeelt Mars Pensioenfonds of dit bezwaar gerechtvaardigd is. Het fonds staakt de verwerking bij bezwaar, tenzij wij dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking hebben die zwaarder wegen dan jouw belangen, rechten en vrijheden. Of indien die te maken hebben met een rechtsvordering.

  • Een verzoek voor het gebruik maken van jouw rechten kun je schriftelijk (per post) of digitaal indienen. Je kunt jouw verzoek sturen naar Stichting Mars Pensioenfonds, Postbus 123, 1180 AC Amstelveen, t.a.v. afdeling Pensioenservice. Je kunt ook een e-mail sturen naar pensioenservice@marspensioen.nl.

    Voordat Mars Pensioenfonds je verzoek kan afhandelen zullen wij je identiteit moeten vaststellen. Wij kunnen je daarom vragen om een kopie van je rijbewijs, paspoort of identiteitsbewijs. Het fonds vraagt dit om te voorkomen dat wij gegevens verstrekken aan personen die daartoe niet bevoegd zijn. Wij verzoeken je om de pasfoto, het Burgerservicenummer en de MRZ-code (dat is de strook met nummers onderaan het paspoort) op de  kopie van je rijbewijs, paspoort of identiteitsbewijs onleesbaar te maken. Mars Pensioenfonds zal je verzoek binnen een maand, na ontvangst van je verzoek, afhandelen. Indien dit niet mogelijk is, zal het fonds je binnen een maand na ontvangst van je verzoek informeren over waarom wij je verzoek niet kunnen afhandelen en een nieuwe termijn aangeven (maximaal twee maanden na informeren).

     

  • Heb je een vraag over de wijze waarop Mars Pensioenfonds met je persoonsgegevens omgaat? Dan kun je jouw vraag sturen naar Stichting Mars Pensioenfonds, Postbus 123, 1180 AC Amstelveen, t.a.v. de Privacy Officerpensioenservice@marspensioen.nl.

  • Heb je een een klacht over de wijze waarop Mars Pensioenfonds met jouw persoonsgegevens omgaat? Klachten kunnen ingediend worden bij de Privacy Council: privacy.mpf@effem.com

    Je kunt ook je klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens

Wijzigingen in dit Privacystatement

Mars Pensioenfonds behoudt zich het recht voor dit Privacystatement op ieder gewenst moment en zonder kennisgeving te wijzigen. Wij adviseren je om dit Privacy statement regelmatig te raadplegen. In ieder geval op het moment dat je jouw persoonsgegevens aan het fonds verstrekt.

 

Amstelveen, december 2021

Bijlage Grootte
240.79 kB