Privacystatement van Mars Pensioenfonds

Stichting Mars Pensioenfonds (hierna: ‘Mars Pensioenfonds, ‘het fonds’ of ‘wij’) heeft jouw persoonsgegevens nodig voor haar dienstverlening. Welke persoonsgegevens wij verwerken hangt af in welke hoedanigheid je onze diensten gebruikt. Als je bijvoorbeeld contact opneemt met het fonds dan verwerken wij in ieder geval je contactgegevens om met je te kunnen communiceren. Bezoek je onze website dan verwerken wij je IP-adres. Ben je een deelnemer van Mars Pensioenfonds dan verwerken wij je persoonsgegevens om je pensioenregeling uit te voeren. Mars Pensioenfonds vindt het belangrijk dat zorgvuldig met jouw gegevens wordt omgegaan en dat wij deze vertrouwelijk behandelen. Daarom heeft het fonds afspraken gemaakt over hoe het fonds je gegevens verwerkt.

Het verwerken van persoonsgegevens betreft alle handelingen die wij kunnen uitvoeren met je persoonsgegevens, van verzamelen tot en met vernietigen. De afspraken hierover staan in dit Privacystatement. Wij houden ons daarbij aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

In het Privacystatement van het fonds lees je ook welke rechten je hebt en hoe je daarvan gebruik kunt maken. Daarnaast lees je meer over de bescherming en beveiliging van je persoonsgegevens.

  • Mars Pensioenfonds is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens.

  • Wij verwerken de persoonsgegevens van onder meer:

    • alle (gewezen) deelnemers en andere uitkeringsgerechtigden van MPF en hun
    • familieleden, waaronder partners, ex-partners en kinderen
    • alle bezoekers van de website
    • iedereen die contact met ons opneemt
    • bezoekers van MPF
    • (contactpersonen van) bij MPF aangesloten werkgevers (dit zijn alle Nederlandse gelieerde vennootschappen van Mars Inc.)
    • (contactpersonen van) leveranciers of zakelijke contacten van MPF
    • (aspirant-)leden voor de organen van MPF
  • Welke persoonsgegevens wij van jou verwerken, hangt af van welke hoedanigheid je ten opzichte van ons hebt. Ben je bijvoorbeeld deelnemer van MPF, dan verwerken wij jouw persoonsgegevens onder meer om jouw pensioen goed te kunnen administreren en uit te voeren en je zo goed mogelijk te kunnen informeren (dit laatste is een wettelijke verplichting van ons als pensioenuitvoerder). Wij kunnen dan gegevens verzamelen over wie je bent, jouw financiële situatie, jouw dienstverband en jouw gezinssituatie, maar ook gegevens met betrekking tot jouw voorkeuren of IT-gegevens. Denk hierbij bijvoorbeeld aan:

    • Naam- en (diverse) contact- en communicatiegegevens
    • Geslacht
    • Geboortedatum
    • Burgerservicenummer (BSN)
    • Polis- en personeelsnummer
    • Bankrekeningnummer
    • Gegevens en documenten met betrekking tot jouw burgerlijke staat (bij een huwelijk of een geregistreerd partnerschap de gegevens van de partner c.q. ex-partner, samenlevingsovereenkomst en echtscheidingsconvenant)
    • Gegevens met betrekking tot jouw (voormalige) dienstverband(en)
    • Gegevens omtrent inhouding en afdracht van de Nederlandse loonheffingen voor uitkeringsgerechtigden zoals uitkering en hoogte van de inhouding
    • Jouw aanspraken / pensioenrechten
    • Schoolverklaring
    • Indicatie gemoedsbezwaarde
    • Gegevens over eventuele beslagleggingen
    • Risicoprofiel / beleggingsprofiel / beleggingskeuzes
    • Attestatie de Vita (bewijs van leven)
    • Gegevens bij de melding van overlijden
    • Gegevens over arbeidsongeschiktheid, zoals arbeidsongeschiktheidspercentage
    • Gegevens over jouw kinderen
    • Overige (persoons)gegevens die je actief verstrekt in correspondentie en per telefoon
    • Voorkeurstaal en communicatievoorkeur (schriftelijk of elektronisch)
    • Gegevens over jouw activiteiten op het deelnemersportaal van onze website
  • Meestal ontvangen wij persoonsgegevens van jouw werkgever of direct van jou, maar we kunnen die ook op andere manieren ontvangen, zoals van een van de volgende partijen (indien een bron een openbare bron is, zullen wij dat steeds apart vermelden):

    • Basisregistratie Personen (BRP)
    • Voormalige werkgever(s)
    • Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen (UWV)
    • Kamer van Koophandel (dit is een openbare bron)
    • Andere pensioenuitvoerders
    • Register Niet-Ingezetenen (RNI)
    • Wettelijk vertegenwoordiger
    • Partner
    • Deurwaarders
    • Gerechtelijke instanties
  • Waarom Stichting Mars Pensioenfonds, ook aangeduid met MPF, jouw persoonsgegevens verzamelt en verwerkt hangt af van welke hoedanigheid je ten opzichte van ons hebt. Ben je bijvoorbeeld deelnemer van MPF, dan verwerken wij jouw persoonsgegevens om jouw pensioen zo goed mogelijk te kunnen uitvoeren en te administreren. Maar ook om te voldoen aan wettelijke verplichtingen en aan contractuele afspraken. Om dit zo goed mogelijk te kunnen doen, kunnen jouw persoonsgegevens worden gebruikt voor de volgende doelen:

    • Het voldoen aan pensioen- en uitkeringswet- en regelgeving;
    • Het vaststellen van de hoogte en uitbetaling van pensioenaanspraken en –uitkeringen;
    • Het berekenen, vastleggen en innen van premies bij werkgevers;
    • Om contractuele afspraken, bijvoorbeeld op grond van de pensioenovereenkomst tussen Mars Inc. en jou, na te komen;
    • Het behandelen van geschillen;
    • Voorkoming van fraude;
    • Om statistische analyses en ALM-studies uit te voeren;
    • Om de gebruiksvriendelijkheid van het deelnemersportaal van de website te verbeteren;
    • Voor interne (kwaliteits)analyses en productontwikkeling om de regelingen en dienstverlening te verbeteren;
    • Adequate communicatie met jou als deelnemer;
    • Archiefbeheer.
  • Wij kunnen jouw persoonsgegevens met andere partijen delen indien, echter alleen als dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de pensioenovereenkomst of om te voldoen aan wettelijke verplichtingen. Om de beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw gegevens te waarborgen, sluiten wij, indien en voor zover de AVG dit voorschrijft, met deze partijen een verwerkersovereenkomst. Bovendien blijven wij naar jou toe verantwoordelijk voor deze verwerkingen. De partijen waarmee jouw (persoons)gegevens gedeeld kunnen worden, zijn onder te verdelen in de volgende categorieën:

    • Pensioenuitvoeringsorganisatie
    • Toezichthouders
    • Overheidsinstanties, zoals de Basisregistratie Personen (BRP) en de Belastingdienst
    • (Voormalige) werkgever(s) en hun gemachtigden
    • Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen (UWV)
    • Kamer van Koophandel (KvK)
    • Andere pensioenuitvoerders • Incasso-/debiteurenpartijen
    • Deurwaarders
    • Herverzekeraar
    • Mailingverwerkers en/of drukkerijen
    • Archiefopslagen
    • Adviserende en certificerende actuarissen
    • Controlepartijen o.a. voor het uitvoeren van looncontroles
    • ICT database/website beheer- , security en onderhoudsbedrijven
    • Onderzoekspartijen
    • Partijen in het kader van controledoeleinden, verslaggeving en geschillen
    • Advocaten en (financiële, juridische of strategische) adviseurs
    • De bank voor betalingsdoeleinden
    • Bestuursleden, leden van diverse organen van het pensioenfonds
    • Stichting Pensioenregister

    De uitvoering van de pensioenadministratie hebben wij uitbesteed aan Blue Sky Group B.V. (BSG). BSG beschikt daarom over jouw (persoons)gegevens. Wij hebben met BSG afspraken gemaakt over de wijze waarop BSG met jouw gegevens om gaat, met wie zij jouw gegevens mag delen en hoe BSG jouw gegevens moet beveiligen. Verder hebben wij met BSG een verwerkersovereenkomst gesloten, die wij periodiek reviewen, tezamen met deze privacy statement en andere AVG-gerelateerde documenten, om ze up to date te houden. Wij delen jouw gegevens enkel met ontvangers buiten de EU, indien dit is toegestaan op basis van privacy wet- en regelgeving. Dit geldt bijvoorbeeld als er een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie van toepassing is of als er passende waarborgen zijn getroffen, zoals een overeenkomst op basis van Europese standaardbepalingen (‘Standard Contractual Clauses’)

  • Wij nemen de bescherming van jouw gegevens serieus en nemen passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging ervan tegen te gaan. De getroffen maatregelen voldoen minimaal aan de algemene eisen die gesteld worden aan informatiebeveiliging. Wij maken hier met de verwerkers afspraken over en evalueren regelmatig de getroffen maatregelen en laten die zo nodig bijstellen. Als je desondanks toch het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of als je anderszins vragen of klachten hebt, dan kun je hierover in eerste instantie contact opnemen met BSG, aangezien zij namens MPF de gehele administratie voeren:

    BSG Pension Management B.V.
    Prof. E.M. Meijerslaan 1
    1183 AV Amstelveen
    www.blueskygroup.nl
    info@blueskygroup.nl

    Voor vragen gericht aan ons adres kun je contact opnemen met MPF via:
    Stichting Mars Pensioenfonds
    Taylorweg 5
    5466 AE Veghel
    0800-0202156
    www.marspensioen.nl
    pensioenservice@marspensioen.nl

  • Wij bewaren jouw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor ze zijn verzameld. Omdat wij te maken hebben met langlopende pensioenverplichtingen en wij als pensioenuitvoerder zeer langlopende verplichtingen hebben kan dat een hele lange periode zijn. Wij bewaren jouw persoonsgegevens die nodig zijn voor het uitvoeren van de pensioenovereenkomst in ieder geval totdat de verjaringstermijn is verstreken na het einde van jouw recht op pensioen of na het eindigen van de pensioenovereenkomst. Als wij jouw gegevens niet meer nodig hebben, dan verwijderen wij de gegevens in beginsel.

  • BSG kan telefoongesprekken opnemen indien je de Pensioendesk van BSG belt. BSG vertelt het je vooraf (aan het begin van het telefoongesprek) als zij het gesprek opnemen. Deze opnames worden gebruikt voor opleidingsdoeleinden van haar medewerkers. De opnamen van de telefoongesprekken worden beveiligd bewaard zodat deze niet toegankelijk zijn voor onbevoegden. Indien een gesprek wordt opgenomen dan heb je binnen de bewaartermijn recht op een weergave van het telefoongesprek. Opgenomen telefoongesprekken worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor bovenstaande doeleinden.

  • Mars Pensioenfonds maakt gebruik van cookies. Een cookie is een tekstbestandje dat op je computer, tablet of mobiele telefoon geplaatst wordt wanneer je onze website raadpleegt. Cookies vergemakkelijken en versnellen het gebruik van de website van het fonds. Lees meer over cookies in onze cookiestatement.

  • Uit de Pensioenwet volgt de verplichting om de communicatie over persoonlijke informatie zoveel mogelijk aan te laten sluiten bij de informatiebehoefte en kenmerken van de (gewezen) deelnemer, gewezen partner en pensioengerechtigde. MPF kan in dat kader gebruik maken van profilering om onze communicatie en dienstverlening beter op jouw persoonlijke situatie af te stemmen. Daarbij wordt op basis van jouw gegevens bepaald in welke doelgroep wij je indelen. Deze doelgroepen bepalen vervolgens op welke wijze wij met je communiceren en waarvoor. Er kunnen op de deelnemersportalen verschillende tools worden gebruikt. Daarmee kunnen de deelnemers een beter inzicht krijgen in de door hen opgebouwde pensioen(en)(kapitalen) en de gevolgen van de verschillende keuzemogelijkheden. Dergelijk tools worden niet gebruikt voor geautomatiseerde individuele besluitvorming, maar uitsluitend om een indicatie te geven. Een definitieve keuze van een deelnemer wordt altijd bevestigd door een menselijke handeling aan de zijde van het pensioenfonds. Verder heeft een deelnemer altijd de mogelijkheid om bezwaar te maken tegen een besluit op basis van de klachtenregeling.

  • Een verzoek voor het gebruik maken van jouw rechten kun je schriftelijk (per post) of digitaal indienen. Je kunt jouw verzoek sturen naar Stichting Mars Pensioenfonds, Postbus 123, 1180 AC Amstelveen, t.a.v. afdeling Pensioenservice. Je kunt ook een e-mail sturen naar pensioenservice@marspensioen.nl.

    Voordat Mars Pensioenfonds je verzoek kan afhandelen zullen wij je identiteit moeten vaststellen. Wij kunnen je daarom vragen om een kopie van je rijbewijs, paspoort of identiteitsbewijs. Het fonds vraagt dit om te voorkomen dat wij gegevens verstrekken aan personen die daartoe niet bevoegd zijn. Wij verzoeken je om de pasfoto, het Burgerservicenummer en de MRZ-code (dat is de strook met nummers onderaan het paspoort) op de  kopie van je rijbewijs, paspoort of identiteitsbewijs onleesbaar te maken. Mars Pensioenfonds zal je verzoek binnen een maand, na ontvangst van je verzoek, afhandelen. Voor de genoemde rechten gelden op grond van de wet verschillende voorwaarden en uitzonderingen. MPF beoordeelt per specifiek geval of daar sprake van is.

     

  • Heb je een vraag over de wijze waarop Mars Pensioenfonds met je persoonsgegevens omgaat? Dan kun je jouw vraag sturen naar Stichting Mars Pensioenfonds, Postbus 123, 1180 AC Amstelveen, t.a.v. de Privacy Officerpensioenservice@marspensioen.nl.

  • Heb je een een klacht over de wijze waarop Mars Pensioenfonds met jouw persoonsgegevens omgaat? Klachten kunnen ingediend worden bij de Privacy Council: privacy.mpf@effem.com

    Je kunt ook je klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens

Changes in this Privacy statement

Wij behouden ons het recht voor om binnen de grenzen van en in overeenstemming met de geldende privacywetgeving de privacyverklaring te wijzigen en up to date te houden. Indien nodig en mogelijk zullen wij jou hier actief over informeren. De laatste versie van deze privacy statement wordt op deze pagina gepubliceerd. Wij raden je daarom aan deze privacyverklaring met enige regelmaat te lezen.

 

Amstelveen, juni 2022