Mars Pensioenfonds is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens.

Mars Pensioenfonds verwerkt gegevens van de volgende personen:  

- (Gewezen) deelnemers, pensioengerechtigden, en andere aanspraakgerechtigden van Mars Pensioenfonds.  

- Bestuursleden en leden en/of functionarissen van overige organen van Mars Pensioenfonds.  

- Medewerkers van leveranciers en uitbestedingspartijen van Mars Pensioenfonds.  

- Iedereen die onze website bezoekt. 

- Iedereen met wie wij contact hebben. 

Als je een deelnemer bent van Mars Pensioenfonds dan kunnen wij de volgende categorieën persoonsgegevens verwerken:  

• Personalia en contactgegevens (zoals naam, woon- en/of correspondentieadres, woonplaats, geboortedatum en/of leeftijd, burgerlijke staat, geslacht, telefoonnummer, e-mailadres en handtekening)
• Financiële en pensioengegevens (zoals bankrekeningnummer, pensioenrechten of aanspraken en polisnummer)  
• Dienstverbandgegevens (zoals soort (voormalig) dienstverband, salarisgegevens, onregelmatigheidstoeslag en deeltijdfactoren, personeelsnummer)
• Burgerservicenummer (BSN)
• Identiteitsbewijzen (bijvoorbeeld een kopie van je paspoort om je identiteit vast te stellen)
• Bijzondere persoonsgegevens (zoals persoonsgegevens die verband houden met je arbeidsongeschiktheids- en/of uitkeringspercentage als je arbeidsongeschikt bent. Wij verwerken ook biometrische gegevens, als je je ‘Bewijs van in leven zijn’ digitaal via de app ‘ReadID Ready’ aan ons doorgeeft (wij gebruiken daarbij je identiteitsbewijs en gezichtsafbeelding om de authenticiteit van je levensbewijs vast te stellen)
• Gegevens van strafrechtelijke aard (bijvoorbeeld als jouw gegevens voorkomen op internationale en nationale risico- en sanctielijsten).
• Relatiegegevens (gegevens van je eventuele partner, eventuele ex-partner en eventuele kinderen die recht hebben op wezenpensioen)

Overige communicatiegegevens

• Persoonsgegevens die je verstrekt in correspondentie en telefonisch contact met het fonds en gegevens die wij in verband met een adviesgesprektraject van jou verkrijgen.
• Gegevens met betrekking tot videobellen (zoals bijvoorbeeld meta-data, beeld en stemgeluid).
• Wij verwerken je IP-adres voor statistische analyses als je onze algemene website of URL bezoekt. Wij proberen deze gegevens zo veel mogelijk te pseudonimiseren dan wel te anonimiseren (zie voor meer informatie ons cookiestatement).
• Als je inlogt op URL houden wij tijdelijk log-files bij. Deze files bevatten inloggegevens, je IP-adres, kenmerken van gebruikte software en hardware van het apparaat waarmee je inlogt op URL. De informatie in deze log-files gebruiken wij voor authenticatie (als je inlogt op URL) en voor het opsporen en oplossen van storingen en (beveiligings)incidenten op onze website.
• Bij een bezoek aan URL verwerken wij gegevens als je bijvoorbeeld informatie of een wijziging aan ons doorgeeft (zoals een wijziging van je e-mailadres of rekeningnummer, je communicatievoorkeuren als je bijvoorbeeld pensioeninformatie per post of digitaal wil ontvangen, of als je je aan- of afmeldt voor de nieuwsbrief).  
• Daarnaast registeren wij open- en clickgedrag van e-mail-nieuwsbrieven, persoonlijke documenten, en e-mail(notificaties), alsmede links in e-mails naar een webpagina van ons. Hierdoor zien wij of je een nieuwsbrief, e-mail(notificatie), document of link opent en de datum en het tijdstip waarop je dit hebt gedaan. Deze gegevens analyseren wij om inzicht te krijgen in de effectiviteit van onze communicatie. Op basis van dit inzicht optimaliseren wij onze dienstverlening en communicatie. Wij analyseren niet op persoonsniveau. Verder kunnen wij deze gegevens gebruiken voor het opsporen en oplossen van incidenten.  

Mars Pensioenfonds krijgt de gegevens van jouzelf, maar ook uit de Basisregistratie Personen (BRP), van je werkgever, van overheidsinstanties (zoals de Belastingdienst en het UWV), van pensioenfondsen en/of pensioenuitvoeringsorganisaties waar je eerder pensioen hebt opgebouwd en van andere natuurlijke personen en organisaties die je hebt gemachtigd om gegevens aan ons te verstrekken. 

Het verwerken van persoonsgegevens voor deze doelen moet gebaseerd zijn op een rechtsgrond die in de AVG staat. De rechtsgrond voor verwerkingen in het kader van deze doelen is onder meer om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen die op Mars Pensioenfonds rusten (bijvoorbeeld op grond van de pensioenwetgeving). Het versturen van wettelijk verplichte pensioencommunicatie (zoals jouw (jaarlijkse) Uniform Pensioenoverzicht), het verstrekken van persoonsgegevens aan het Pensioenregister, alsmede om te voldoen aan de sanctieregelgeving zijn voorbeelden waarbij wij je gegevens verwerken op basis van de wet.

Jouw persoonsgegevens kunnen ook worden verwerkt op basis van een van onderstaande rechtsgronden:

• Voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij jijzelf of een andere betrokkene partij is (bijvoorbeeld om te voldoen aan de verplichtingen uit de pensioenovereenkomst zoals het uitvoeren van de pensioenadministratie en het berekenen van pensioenrechten of aanspraken en je daarover tijdig en correct te informeren of om je pensioen uit te betalen).
• Om een gerechtvaardigd belang van Mars Pensioenfonds te behartigen en zolang het belang van jou of een andere betrokkene niet zwaarder weegt (bijvoorbeeld voor het verwerken van relatiegegevens, het meten van de effectiviteit van onze communicatie, alsmede voor het optimaliseren en personaliseren van onze dienstverlening. Wij kunnen je in dat verband ook uitnodigen om deel te nemen aan een deelnemersonderzoek).
• Jij hebt toestemming gegeven voor de verwerking van jouw gegevens voor een of meer specifieke doelen (bijvoorbeeld voor het versturen van een nieuwsbrief). Jij mag je toestemming altijd intrekken. De manier waarop je dit kunt doen wordt aangegeven bij het geven van een specifieke toestemming. Wij verwerken je persoonsgegevens dan niet meer tenzij er (ook) een ander doel en andere grondslag is om jouw gegevens te verwerken. 

Mars Pensioenfonds deelt jouw persoonsgegevens in het kader van zijn dienstverlening met verschillende partijen. Jouw gegevens worden alleen met andere partijen gedeeld als dat op een rechtsgrond kan worden gebaseerd. 

De uitvoering van de pensioenadministratie heeft Mars Pensioenfonds uitbesteed aan Blue Sky Group. Blue Sky Group beschikt daarom over jouw (persoons)gegevens. Voorbeelden van andere partijen met wie wij jouw (persoons)gegevens kunnen delen zijn; jouw werkgever, incasso- en debiteurenpartijen, uitkeringsverwerkers (zij maken o.a. de bruto-netto berekeningen), mailingverwerkers en drukkerijen, ICT-leveranciers (voor het beheer, onderhoud en hosting van administratiesystemen), onderzoekspartijen, accountants- en actuariskantoren en pensioenuitvoeringsorganisaties. 

Met partijen die jouw gegevens in onze opdracht verwerken, sluit Mars Pensioenfonds een verwerkersovereenkomst. Daarin leggen wij vast dat deze partijen de gegevens alleen mogen gebruiken om specifieke werkzaamheden uit te voeren en nergens anders voor en met gebruikmaking van passende beveiligingsmaatregelen. Op die manier zorgt het fonds voor een passend niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw gegevens. Mars Pensioenfonds blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.  

Daarnaast bestaat de mogelijkheid dat Mars Pensioenfonds door overheidsinstanties en toezichthouders of andere partijen wordt verplicht om jouw gegevens te verstrekken. Het fonds zal slechts de gegevens delen, indien dat strikt noodzakelijk is om aan een bevelschrift of wettelijke verplichting te voldoen. Het fonds verkoopt jouw gegevens ook nooit aan andere partijen. 

Mars Pensioenfonds verwerkt jouw gegevens zoveel mogelijk in landen binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Indien doorgifte van je persoonsgegevens buiten de EER toch noodzakelijk is voor de doeleinden die in dit Privacystatement staan, dan doen wij dat met passende waarborgen overeenkomstig de AVG. In dit geval blijven je persoonsgegevens beschermd door middel van contracten die wij hebben afgesloten met organisaties buiten de EER die bijvoorbeeld de door de Europese Commissie goedgekeurde standaardclausules voor gegevensbescherming bevatten. Heb je een specifieke vraag over doorgifte buiten de EER? Dan kun je contact opnemen met onze Privacy Officer. 

Mars Pensioenfonds heeft passende beveiligingsmaatregelen getroffen om jouw persoonsgegevens te beschermen. Voorbeelden van deze maatregelen zijn: maatregelen tegen misbruik, vernietiging, verlies en een andere onrechtmatige verwerking. Daarnaast hebben wij maatregelen getroffen om te borgen en te zorgen dat wij zorgvuldig met jouw gegevens omgaan en dat het bewustzijn daarvan binnen onze organisatie op peil wordt gehouden. Wij hebben ook maatregelen getroffen om toegang tot jouw persoonsgegevens te beperken tot diegenen die er kennis van moeten hebben. De personen die wij toegang geven tot deze gegevens zijn verplicht tot geheimhouding daarvan. De door het fonds getroffen beveiligingsmaatregelen zijn in lijn met de daarvoor geldende wettelijke eisen en richtlijnen. Deze maatregelen worden periodiek geëvalueerd en indien nodig bijgesteld.  

Ondanks onze voorzorgsmaatregelen om persoonsgegevens zo goed mogelijk te beschermen, blijft het mogelijk dat er beveiligingsincidenten plaatsvinden waarbij persoonsgegevens betrokken zijn. Dit soort incidenten worden datalekken genoemd. Mars Pensioenfonds heeft een procedure om een datalek zo snel mogelijk op te lossen en treft, waar nodig, maatregelen om herhaling zo veel mogelijk te voorkomen. Als het nodig is, melden wij een datalek bij de Autoriteit Persoonsgegevens en aan de betrokkene(n) zelf. 

Op jouw persoonlijke beveiligde omgeving https://mijn.marspensioen.nl/inloggen vind je de belangrijkste persoonsgegevens die Mars Pensioenfonds van jou verwerkt. Inloggen op https://mijn.marspensioen.nl/inloggen  kan alleen via een veilige inlogmethode (bijvoorbeeld met uw DigiD). Jouw gegevens op https://mijn.marspensioen.nl/inloggen  zijn beveiligd volgens de eisen van de AVG.  

Wij bewaren jouw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor wij je gegevens hebben verzameld of waarvoor wij ze verwerken. In sommige gevallen bepaalt de wet hoe lang wij gegevens mogen of moeten bewaren. Bepaalde gegevens voor het vaststellen van je pensioenaanspraken bewaren wij minimaal 7 jaar na jouw overlijden, dan wel tot na het overlijden van je nabestaanden of andere aanspraakgerechtigden die recht hebben op (pensioen)uitkeringen van Mars Pensioenfonds. Jouw nabestaanden of andere aanspraakgerechtigden (bijvoorbeeld een ex-partner) kunnen namelijk na jouw overlijden nog recht hebben op (pensioen)uitkeringen van Mars Pensioenfonds. 

In het kader van onze dienstverlening kan Mars Pensioenfondstelefoongesprekken laten opnemen. Wij vertellen het je vooraf (aan het begin van het telefoongesprek) als wij het gesprek opnemen. Blue Sky Group, die voor ons de pensioenadministratie uitvoert, kan de opnames gebruiken voor opleidingsdoeleinden van haar medewerkers. De opnamen van telefoongesprekken worden beveiligd bewaard zodat deze niet toegankelijk zijn voor onbevoegden. De opgenomen telefoongesprekken worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor bovenstaande doeleinden. 

Mars Pensioenfonds maakt gebruik van cookies. Een cookie is een tekstbestandje dat op je computer, tablet of mobiele telefoon geplaatst wordt wanneer je onze website raadpleegt. Cookies vergemakkelijken en versnellen het gebruik van de website van het fonds. Lees meer over cookies in ons cookiestatement.

Uit de Pensioenwet volgt de verplichting om de communicatie over persoonlijke informatie zoveel mogelijk aan te laten sluiten bij de informatiebehoefte en kenmerken van de (gewezen) deelnemer, (ex) partner en pensioengerechtigde. Mars Pensioenfonds maakt in dat kader gebruik van profilering. Wij maken dan gebruik van segmentering om je zo persoonlijk mogelijk te informeren over jouw pensioen. Daarbij bepalen wij op basis van jouw gegevens in welke doelgroep wij je indelen. Denk bijvoorbeeld aan het soort pensioenregeling, het leeftijdscohort en de groep waarin jij valt (deelnemer, gewezen deelnemer, pensioengerechtigde), datum start pensioenopbouw, en risicoprofiel. Deze doelgroepen bepalen vervolgens op welke wijze wij met jou communiceren en waarvoor.  

Mars Pensioenfonds maakt naast profilering geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming. 

Als wij persoonsgegevens van jou verwerken, dan heb je een aantal rechten. Deze rechten lichten wij hierna verder toe. 

Recht op inzage 

Je hebt het recht om de persoonsgegevens die wij van jou verwerken, in te zien. Wil je weten of de gegevens die wij van jou verwerken juist zijn? Dan kun je dit controleren op MijnMarsPensioen. Heb je nog (aanvullende) vragen over de persoonsgegevens die wij van je verwerken, neem dan contact met ons op. 

Recht op rectificatie en aanvulling 

Wij houden jouw gegevens graag actueel. Indien je vaststelt dat je persoonsgegevens niet meer correct zijn, dan kun je ons de correcte gegevens doorgeven. Dit geldt ook als je vaststelt dat de gegevens die wij van jou verwerken niet compleet zijn.  

Recht op wissen van gegevens (recht op vergetelheid) 

Je hebt het recht je persoonsgegevens te laten wissen bij Mars Pensioenfonds. Het fonds wist jouw persoonsgegevens indien: 

• de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of verwerkt;
• jij de toestemming voor het verwerken heeft ingetrokken of op terechte gronden bezwaar maakt tegen de verwerking (en er geen andere rechtsgrond voor de verwerking is);
• de persoonsgegevens onrechtmatig zijn verwerkt; of
• de persoonsgegevens moeten worden gewist op basis van Europese of nationale wetgeving. 

Recht op beperking 

Je hebt het recht de verwerking van je persoonsgegevens door Mars Pensioenfonds te beperken. Beperking houdt in dat wij de gegevens (tijdelijk) niet mogen verwerken. Het beperken van de verwerking van jouw persoonsgegevens kan indien: 

- jij de juistheid van de gegevens betwist. In dat geval mogen wij deze gegevens niet gebruiken zolang wij nog niet hebben gecontroleerd of de gegevens wel kloppen;  

- de verwerking van jouw persoonsgegevens onrechtmatig is en jij je verzet tegen wissen; 

- het fonds jouw persoonsgegevens niet meer nodig heeft maar jij wel, bijvoorbeeld voor het voeren van een rechtszaak tegen Mars Pensioenfonds of derden; of 

- je bezwaar hebt gemaakt tegen de verwerking waarop het fonds niet meteen beslist. 

Is de verwerking van persoonsgegevens eenmaal beperkt? Dan mogen die persoonsgegevens alleen nog verwerkt worden indien: 

- er alleen sprake is van opslag van gegevens; 

- jij toestemming hebt gegeven; of 

- de verwerking gebeurt in verband met een rechtsvordering, de bescherming van rechten van andere personen of om belangrijke redenen van algemeen belang. 

Recht op dataportabiliteit (overdraagbaarheid van gegevens) 

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machine leesbare vorm te ontvangen en deze ongehinderd aan een andere verwerkingsverantwoordelijke (bijvoorbeeld een ander pensioenfonds) over te dragen.  

Dit recht is alleen van toepassing indien de verwerking van persoonsgegevens via geautomatiseerde systemen wordt verricht en de persoonsgegevens alleen op basis van jouw toestemming worden verwerkt. Het recht van dataportabiliteit zal niet snel van toepassing zijn indien je deelneemt in Mars Pensioenfonds en verplicht bent om pensioen af te nemen bij het fonds. Indien je een verzoek doet tot overdracht van pensioenaanspraken naar een andere pensioenuitvoerder, dan verwijzen wij jou naar de pensioenregeling van Mars Pensioenfonds.  

Recht van bezwaar 

Je kunt bezwaar maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens als er sprake is van verwerking op basis van gerechtvaardigd belang. Als jij van mening bent dat in jouw situatie een andere belangenafweging nodig is dan kun je dit digitaal of schriftelijk (per post) aangeven bij Mars Pensioenfonds.  

Na ontvangst van jouw bezwaar beoordeelt Mars Pensioenfonds of dit bezwaar gerechtvaardigd is. Het fonds staakt de verwerking bij bezwaar, tenzij wij dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking hebben die zwaarder wegen dan jouw belangen, rechten en vrijheden. Of indien die te maken hebben met een rechtsvordering.  

Een verzoek voor het gebruik maken van jouw rechten kun je schriftelijk (per post) of digitaal via URL indienen. Indien je je verzoek schriftelijk indient, kun je je verzoek sturen naar Stichting Mars Pensioenfonds, Postbus 123, 1180 AC Amstelveen, t.a.v. afdeling Pensioenservice.  

Voordat Mars Pensioenfonds jouw verzoek kan afhandelen zullen wij je identiteit moeten controleren. Wij kunnen je daarom vragen om een kopie van jouw identiteitsbewijs (bijvoorbeeld jouw rijbewijs of paspoort). Het fonds vraagt dit om te voorkomen dat wij gegevens verstrekken aan personen die daartoe niet bevoegd zijn. Wij verzoeken je om de pasfoto, het Burgerservicenummer en de MRZ-code (dat is de strook met nummers onderaan het paspoort) op de kopie van je identiteitsbewijs onleesbaar te maken. Je kunt daarvoor bijvoorbeeld de KopieID-app van de Rijksoverheid gebruiken. Stuur je ons een verzoek via URL? Dan is een kopie van jouw identiteitsbewijs niet nodig. Mars Pensioenfonds zal je verzoek binnen een maand, na ontvangst van jouw verzoek, afhandelen. Indien dit niet mogelijk is, zal het fonds je binnen een maand na ontvangst van jouw verzoek informeren over waarom wij jouw verzoek niet kunnen afhandelen en een nieuwe termijn aangeven (maximaal twee maanden na informeren).  

Heb je een vraag over de wijze waarop Mars Pensioenfonds met je persoonsgegevens omgaat? Dan kun je jouw vraag sturen naar Stichting Mars Pensioenfonds, Postbus 123, 1180 AC Amstelveen, t.a.v. de Privacy Officer: pensioenservice@marspensioen.nl.

Heb je een klacht of een vraag over de wijze waarop Mars Pensioenfonds met jouw persoonsgegevens omgaat? Dan kun je je klacht of vraag digitaal via URL of schriftelijk (per post) indienen. Indien je je verzoek schriftelijk indient, kun je je brief sturen naar Stichting Mars Pensioenfonds, Postbus 123, 1180 AC Amstelveen, t.a.v. afdeling Pensioenservice.  

Je kunt je klacht ook indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens